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Conoce las funciones ocultas de Google Drive
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Sacarle todo el provecho a Google Drive es más fácil de lo que crees. Aquí te enseñaremos todo lo que debes saber para aprovechar esta plataforma en la nube, conociendo los trucos ocultos que te ayudarán a almacenar de manera más ordenada y óptima tus archivos.


Levante la mano quienes tengan un cuenta de Gmail. Perfecto. Automáticamente tienes el servicio de Google Drive y todos los beneficios que incluye. Este tipo de herramientas es tan útil que ha cambiado la manera de trabajar en oficinas grandes y pequeñas, universidades y negocios.


Hace años AJAX, una “nueva tecnología de búsqueda” en 2005, presentaba un editor de texto dentro de Writely que permitía editar, subir y descargar en tiempo real documentos sin guardarlos en la computadora, sino directamente en los servidores. Funcionó tan bien que Google los compró un año más tarde.

 



En ese entonces, el producto era una apuesta riesgosa porque era “gratis”, pero vieron en la nube un nuevo mercado de oportunidades para optimizar procesos. Hoy, bajo la sombrilla de Google Drive, encontrarás un administrador y almacenador de información con varias aplicaciones que incluyen productos similares a los de Microsoft Office e igual de funcionales.


Con el tiempo han agregado funciones y hoy te ofrecen muchísimas opciones completamente gratis.

- Colaboración

Si ya sabías que puedes compartir documentos y configurarlos para que sean editables o solo visibles para cada uno de los usuarios, eso no es nada. Puedes agregar comentarios en tiempo real con apuntes concisos en los párrafos así como chatear por medio de HangOuts en tiempo real para ver los detalles.


Una práctica más común hoy en día es hablar en vivo por medio de una videollamada al mismo tiempo que se edita un documento entre dos hasta 10 personas.

 

 

- Movilidad

La aplicación para Android y iOs no se queda atrás. Entre las opciones que más se utilizan está la disponibilidad de consultar documentos “off line”. Esto se logra en la configuración de los documentos para tener acceso a todos o solo a unos en específico. También puedes escanear documentos y convertirlos en PDF por si fuera necesario editarlos. Además, si no tienes otro editores de documentos, puedes seleccionarlos, no es necesario que abras y edites todo con Google Docs.

- Adaptabilidad

Puedes convertir muchos documentos a texto con la opción “Convert Uploads” que hará que tanto imágenes con texto (OCR) y PDFs sean editables como en Word. También puedes adaptar encuestas y recolectar información de tus amigos sobre un tema en específico en tiempo real.


¿Usas DropBox u otro servicio similar? ¿Cuál crees que es mejor?

José Hernández
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